A R B E I T S + Z E I T M A N A G E M E N T

Der zweite Baustein der individuellen Stresstoleranz

Die hohen Belastungsgrade, die unklaren Trennlinien zwischen Arbeits- und Privatsektor sowie die vielfältigen inhaltlichen und menschlichen Probleme, Konflikte und Widersprüchlichkeiten des Lehrerberufs verlangen nach professionellen Ziel-, Zeit- und Arbeitsstrukturen mit realistischen Anspruchsetzungen. Eine ökonomische und effektive Arbeitsorganisation ist bei dem ständig steigenden Arbeitsumfang und der enormen Arbeitsvielfalt des Lehrers als Wissens-, Beziehungs- und Terminmanager immer wichtiger.

Professionelles Zeitmanagement

Die Möglichkeit der teilweisen freien Zeiteinteilung im Lehrerberuf bietet sicher so manche geschätzte Vorzüge, beinhaltet aber auch viele Gefahren des Verdrängens, der dauerhaften inneren Belastung und der Desoragnisation. Gerade bei der zunehmenden Gesamtbeanspruchung des Lehrers mit inzwischen reichhaltigen festen Zusatzterminen und organisatorischer Vielfalt ist eine gute Selbstorganisation mit einem professionellen Arbeits- und Zeitmanagement unbedingt erforderlich, um noch die notwendigen Freiräume und Regenerationszeiten auch außerhalb der Ferienzeiten abzusichern.

1.  Zeitdiebe entlarven und zum aktiven Terminmanager werden!

Das Aufschieben und die Vermeidung von unangenehmen Tätigkeiten bewirkt längerfristig Schuldgefühle (schlechtes Abschalten, schlechtes Gewissen). Die wichtigen Aufgaben werden bei diesem Verdrängungsverhalten schließlich zu Dringlichkeiten, die unter Hektik und Stress nur unbefriedigt erledigt werden können. Deshalb gilt es, zum aktiven und konsequenten Terminmanager zu werden, der selbstbestimmt agiert und nicht getrieben wird und damit unnötige Stressbelastungen vermeidet.

2.  Arbeitsprioritäten ermitteln und per Master-Liste konsequent bearbeiten!

Die täglichen Arbeitsschwerpunkte sollten entsprechend ihrer Wichtigkeit (A-B-C-Analyse der Arbeit) und Dringlichkeit (Eisenhower-Prinzip) geordnet auf einer Prioritätenliste schriftlich fixiert werden. Eine Belohnung ist von vornherein auf der Liste mit vorzusehen, um die Arbeitsmotivation zu erhöhen.Mit Hilfe der Master-Liste verhindern Sie das belastende Aufschieben und das Erledigen ihrer Vorbereitungen unter Stress in letzter Minute, was für 36% der Lehrer typisch ist. Es empfiehlt sich bei diesen Tendenzen zur „Aufschieberitis” das sture Abarbeiten der Liste von oben nach unten mit bewusstem Ausstreichen von Erledigtem.

3.  Persönliche Leistungshochs ermitteln und für effektives Arbeiten gezielt nutzen!

Die individuellen Leistungshochs sollten zum Abarbeiten der wichtigen und komplizierten Tätigkeiten gezielt genutzt werden, um die Arbeitseffektivität zu steigern (Pareto-Prinzip). Es ist darauf zu achten, dass diese Phasen möglichst ungestört ablaufen (Vermeidung des Sägeblatteffektes) und nicht über 90 Minuten hinausgehen (Kurzentspannungen einschalten). Ein mittlerer Spannungsgrad ist für ein effektives Arbeiten am günstigsten.Um diese Grundsätze der Arbeitseffektivität nutzen zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass der Lehrer sich mit seinem privatem Umfeld arrangiert und seine Arbeitsnotwendigkeiten durchsetzt (Schließen der Arbeitszimmertür, Schild „Bitte nicht stören!”, Anrufbeantworter anstellen, Babysitter engagieren, mehr Arbeit in die Schule verlegen).

4.  Ein schriftlich geplantes Tagesmanagement sollte zwischen Arbeit und Erholung strikt trennen. Beide Bereiche sollten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.

Eine schriftliche Planung per Zeitplanbuch oder Kalender bewirkt ein gewisse Bindung, zusätzliche Motivation und Kontrollmöglichkeiten sowie Übersicht.Eine Trennung der Bereiche Arbeit und Erholung vermeidet ineffektive Mischzeiten und ermöglicht eine bessere Konzentration auf beides. Dabei wird das Abschalten erleichtert und jedes Element kann intensiver erfahren und gelebt werden. Am günstigsten ist eine räumliche, zeitliche, aber auch gedanklich scharfe Trennung zwischen beiden Lebensbereichen. Sie verbessert sowohl die Arbeitseffektivität wie auch die Erholungsfähigkeit. Die Trennung ist gerade für Lehrer so entscheidend, weil 70% angeben, sie beschäftigen sich auch in der Freizeit häufig mit Schulgedanken und leiden unter einem schlechten Gewissen, sie müssten eigentlich noch etwas für die Schule tun. So verringern sie die Möglichkeiten, sich in den Freizeiten wirklich zu erholen, was aber so dringend nötig wäre. Und  gerade dieses für Lehrer typische ineffektive und oft unentschlossene Pendeln zwischen Pflichten und persönlichen Wünschen verbraucht viel sinnlose Energie und hinterlässt wegen seiner Unproduktivität starke Gewissensbisse.
Arbeits- und Erholungsbereiche benötigen ihre feste Zeitstruktur, damit sie nicht zugunsten weiterer Pflichten ständig verschoben werden können, wie bei vielen Lehrern üblich. So gönnen sich 46% der Lehrer in den Arbeitswochen kaum Muße.  Arbeit und Erholung müssen aber zur dauerhaften Gesunderhaltung  unbedingt in einem ausgewogenen und persönlich befriedigendem Verhältnis zueinander stehen. Beim Festsetzen der Erholungszeiten ist die jeweilige Arbeitsbeanspruchung und die aktuelle Verfassung zu berücksichtigen. Bei einer gewissen Vorermüdung müssen die Erholungszeiten angemessen verlängert und intensiviert werden. Sie sind bevorzugt in persönlichen Leistungstiefs zu postieren.  Jeden Tag sollte etwas Freudvolles vorgesehen sein.
15 Minuten Besinnung sind für die Psychohygiene unbedingt notwendig. Sie sollte für Meditationen, Beten bzw. persönliche Stille genutzt werden.
Zwischen die Elemente Arbeit und Erholung sollten so genannte Puffer als Belastungswechsel gesetzt werden. Es sind Zeiten für Nebenarbeiten, Routinetätigkeiten und soziale Kontakte, die keine besondere Belastung darstellen, störbar sind und weitgehend ungeplant verlaufen können.
Insgesamt sollten  etwa nur 60% der Tageszeit fest verplant sein, um bei den üblichen Störungen und Unvorhergesehenem nicht unter Druck zu geraten.
Erreichbare Tagesziele und deren Überprüfung am Ende ermöglichen ein bewusstes Vorankommen, aber auch eine realistische Anspruchskontrolle. Korrekturen für den nächsten Tag sollten vorgenommen werden bzw. die Grunderwartungen an sich selbst kritisch hinterfragt werden. Über die Tagesplanung hinaus sollten größere, gröbere Planungseinheiten für Wochen- bzw. Monatsabschnitte (Projektplanung) geschaffen werden, die größere Überblicke ermöglichen und die längerfristigen Ziele dokumentieren, aus denen sich dann Teilschritte ableiten.In jedem Fall ist auf einen ruhigen Tagesbeginn und Tagesausklang zu achten.
Stehen Sie ruhig etwas früher auf und legen Sie sich Ihre Materialien für den nächsten Tag schon am Abend vorher zurecht. Das senkt das Stressniveau erheblich.

5.  Rechtzeitige und genaue Ordnung, Dokumentation und Archivierung sparen Zeit und Ärger.

Ordnung auf dem Schreibtisch ist eine Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten. Es sollten nur die Materialien auf dem Arbeitsplatz bereitliegen, die tatsächlich benötigt werden, um nicht abgelenkt zu werden. Ablagen, Stapel und Klebenotizen, die länger als zwei Tage dort verweilen, werden in der Regel nicht mehr weiterbearbeitet. Deshalb empfiehlt sich eine unverzügliche Archivierung bzw. Bearbeitung.  Suchen ist eine zeit- und nervenaufreibende, meist unnötige Aktion, die durch rechtzeitiges Einordnen mindestens 1x pro Woche unbedingt reduziert werden sollte. Auch eine kontinuierliche Dokumentation über Zensuren, mündliche Leistungen, Besprechungen u. Ä. sollte genauestens erfolgen, um der Rechenschaftspflicht schnell nachkommen zu können.Investieren Sie, wenn möglich, in eine moderne Büroorganisation mit PC und Kopierer, so dass Sie unabhängiger von den Bedingungen in der Schule werden und auf ihre eigenen, ökonomisierten Vorbereitungen und Medien zurückgreifen können.

6. Ein freundliches und funktionsgerechtes Arbeitsambiente unterstützt die Arbeitsleistung.

Damit das Arbeiten zu einer weitgehend angenehmen Gelegenheit wird, sollte man sich um ein persönlich ansprechendes Ambiente um den Arbeitsplatz herum bemühen (Blumen, Öllampe, Fotos, Noppenball im Fußraum). Ein rückenschonendes Sitzen nach ergonomischen Gesichtspunkten sollte selbstverständlich sein. Regelmäßiges „Schreibtischstretching” oder Atemübungen bei unbedingt rauchfreier Luft erhalten die Arbeitsfrische und bauen die Konzentration neu auf.

Realistisches und kollegiales Arbeitsmanagement

1. Das persönliche und kollegiale Anspruchsniveau sollte den tatsächlichen Machbarkeiten an der Schule und den eigenen Kräfteverhältnissen angepasst sein.

Die hohen Berufserwartungen erscheinen nur dann lobenswert, wenn die Anspruche auch erfüllbar sind.  Denn das Anspruchsniveau ist entscheidend für das persönliche Stressniveau. Ein kollegialer Austausch über realisierbare Ziele und Teilschritte wirkt oft heilsam korrigierend.

2. Ökonomische und übersichtliche Unterrichtsplanungen mit flexiblem Charakter - möglicherweise im Team erstellt und durchgeführt - reduzieren die Gesamtbelastung.

Teamplanungen, Teamteaching und/oder gegenseitige Hospitationen mit gemeinsamen Hilfestellungen erleichtern die tägliche Unterrichtsarbeit. Darüber hinaus sind kurze und übersichtliche Unterrichtsplanungen z.B. mit dem Mind-Map-Verfahren und Teststrukturen mit Korrekturvereinfachungen sinnvoll, die das Arbeitsaufkommen begrenzen und ökonomisieren.

3. Das Delegieren einfacher Tätigkeiten und das Arbeiten mit sogenannten Arbeitsblöcken bringt zusätzliche Erleichterungen.

Viele Arbeiten des Lehrers sind von einfacher Struktur und werden in Büros oft von Sekretärinnen und Hilfskräften erledigt. Da ein solches Schreib- oder Organisationsbüro mit modernen Bürogeräten leider nicht zur Verfügung steht, sollten vor allem Schüler, aber auch Eltern hinzugezogen werden, die teilweise gern mithelfen (Listen schreiben, Feste organisieren, Aufführungen vorbereiten). Eine Organisation der Arbeit in Blöcken ökonomisiert viele Einzeltätigkeiten: mehrer Eltern- bzw. Schülergesrpäche terminlich zusammenfassen, Aufräumarbeiten oder Archivierungen usw. Oft helfen auch Checklisten für immer gleiche Ereignisse (Wandertage, Klassenfahrten, Versuchsaufbauten u.ä.).

4. Das Erarbeiten eines gemeinsam getragenen Schulprofils mit Bereichen zur selbständigen Ausgestaltung von Teams erhöht die Identifikation mit der Schularbeit und kann die Stresswirkungen durch das Einzelkämpferdasein begrenzen.

Eine gute Motivationslage für Arbeitstätigkeiten senkt das Stressniveau erheblich. Deshalb sollte auf selbständige Gestaltungsmöglichkeiten und Teilverantwortlichkeiten im Schulrahmen viel mehr Wert gelegt werden. Selbst hohe Stressbelastungen der Unterrichtsarbeit können teilweise durch gute kollegiale Zusammenarbeit recht gut abgefangen werden.

5. Bei Problemstellungen in der Schule sollten inner- und außerschulische Hilfsangebote initiiert bzw. genutzt werden, die die Arbeit des Lehrers professionell unterstützen.

Viele Lehrer machen sich selbst verantwortlich für ihre Probleme mit Schule und Unterricht und trauen sich nicht, ihre Schwierigkeiten offen zu besprechen. Die Stresspegel können durch Aussprachen und professionelle Hilfsmaßnahmen (pädagogische Gesprächskreise, Schulspychologie, Erziehungsberatung, Einzelfallhilfe, Förderstunden, Sozialstation, Konfliktausschuss, Mediation), ohne die Schule heute kaum noch auskommt, erheblich gemildert werden. Qualifizierte Fortbildungen und Innovationen untereinander helfen, neue Kompetenzen für die Unterrichts- und Beziehungsarbeit in einer stark veränderten Schule aufzubauen. Insbesondere ein distanziertes und vermittelndes Konfliktmanagment kann helfen, mit den vielen Widersprüchlichkeiten und Konfliktfeldern des Lehrerberufs zurechtzukommen.

 

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